Betalingsherinnering versturen?

Heeft u een factuur gestuurd, maar wordt deze niet betaald? Uiteraard kan het zijn dat uw wederpartij simpelweg vergeten is om te betalen of uw factuur niet in goede orde heeft ontvangen. In zulke gevallen kunt u een betalingsherinnering sturen.

In het beheer van financiën voor zowel kleine als grote bedrijven speelt het versturen van betalingsherinneringen een belangrijke rol. Deze betalingsherinneringen zijn niet alleen essentieel voor het handhaven van de cashflow, maar ook voor het onderhouden van professionele relaties met klanten.

Deze blog biedt een inzicht in het proces van het versturen van betalingsherinnering(en)

Wat is een betalingsherinnering?

Een betalingsherinnering is precies wat de naam suggereert: een bericht dat wordt gebruikt door bedrijven om klanten te herinneren aan de (vervallen) uiterste betaaldatum van een openstaande factuur.

 Een betalingsherinnering is niet hetzelfde als een aanmaning. De betalingsherinnering is simpelweg bedoeld om een onbetaalde factuur onder de aandacht van een klant te brengen. Dit is vaak dan ook het eerste bericht dat een bedrijf stuurt als een factuur niet tijdig wordt betaald. De aanmaning komt pas in een later stadium: dan is de factuur vaak al langere tijd onbetaald gebleven en zijn er meerdere vruchteloze herinneringen gezonden.

Wanneer en naar wie stuurt u een herinnering?

U verstuurt een betalingsherinnering aan klanten aan wie u eerder een factuur heeft gezonden, maar die deze factuur niet op tijd hebben betaald. Oftewel: de vervaldatum van de factuur is verstreken. Deze klanten van wie u nog een betaling moet ontvangen, worden ook wel debiteuren genoemd.

Het is natuurlijk niet de bedoeling dat u eindeloos herinneringen naar uw klanten moet sturen. Wij raden u aan om één, of maximaal twee betalingsherinneringen naar uw debiteur te sturen.

Waarom is het versturen van betalingsherinneringen belangrijk?

Het regelmatig versturen van betalingsherinneringen helpt u om een constante cashflow te behouden en reduceert de hoeveelheid achterstallige betalingen. Daarnaast helpt het u ook om uw klantrelaties te onderhouden: een vriendelijke herinnering wordt over het algemeen meer op prijs gesteld dan een dreigende wanbetalersbrief.

Wat moet er in een betalingsherinnering staan?

Er is geen vaste opzet aan het sturen van een herinnering qua lay-out. Het maakt dan ook niet uit of u de herinnering per mail, brief of sms verstuurt. Een effectieve betalingsherinnering is duidelijk, professioneel en beleefd. Afhankelijk van de manier waarop u gebruikelijk met uw klant communiceert, kan de betalingsherinnering ook informeler. Een zogenaamd kattebelletje kan dan net zo effectief zijn als een formele herinnering.

Wel is het belangrijk dat het duidelijk is waarom u de herinnering stuurt. Laat aan uw debiteur weten dat de vervaldatum van de factuur inmiddels verstreken is en dat u graag alsnog betaling tegemoet ziet binnen een bepaalde termijn.

Om het makkelijk te maken hebben wij hieronder een voorbeeld van een betalingsherinnering:
Voorbeeldbrief betalingsherinnering

Wat te doen bij geen-respons?

Als uw debiteur niet reageert op uw betalingsherinnering(en), dan kunt u hem in gebreke stellen. Dat betekent dat u de debiteur formeel laat weten dat hij, indien hij niet binnen de termijn van de ingebrekestelling betaalt, in verzuim is met de betaling. Nadat het verzuim is ingetreden, kunt u uw vordering aan ons kantoor overdragen. Wij zullen dan voor u ons uiterste best doen om de factuur alsnog te incasseren.

Wat te doen wanneer de debiteur niet wil betalen?

Als u wel een reactie van de debiteur ontvangt, maar de debiteur geeft aan niet te willen betalen, dan heeft het sturen van verdere herinneringen weinig zin. Ook dan kunt u ons als deurwaarder inschakelen: wij doen er alles aan om de debiteur alsnog tot betaling te bewegen.